Terminaste el laburo. Entregaste el proyecto a tiempo y el cliente está chocho. Llegó el momento más lindo del mes: cobrar. Abrís el Word, ponés un par de datos, lo pasás a PDF y le das enviar…
¡Pará!
¿Sabías que el diseño y la información de tu factura dicen más de tu negocio que tu perfil de LinkedIn?
Si sos un crack en lo que hacés (desarrollo, marketing, diseño, consultoría) pero mandás una factura que parece hecha en una servilleta, o peor, mandás un comprobante fiscal de tu país traducido con Google Translate, estás tirando tu reputación a la basura.
Tener una LLC en Estados Unidos no es solo para ahorrar impuestos o proteger tu patrimonio; es para proyectar una imagen profesional y jugar en las grandes ligas.
Hoy vamos a ver la posta sobre cómo armar una invoice que haga que te paguen rápido, sin preguntas raras y blindando tu estructura legal.
Por Tomás Hodgers, socio fundador de Luhod. Como experto en estructuras de negocios en EE.UU. para no residentes, ha guiado a cientos de emprendedores a través de los complejos desafíos fiscales para operar con éxito en el mercado estadounidense.
La anatomía de una invoice perfecta
Lo primero que tenés que saber es que en EE.UU. no existe el quilombo de la factura electrónica fiscalizada por el gobierno (tipo ARCA o DIAN) para las transacciones B2B habituales. No necesitás un “CAE” ni un código QR mágico.
La factura allá es un documento comercial, no un expediente policial. Pero eso no significa que puedas hacer cualquier cosa. Para que tu factura sea pro, tiene que tener esto sí o sí:
1. El encabezado: “Bill From” (Quién cobra)
No pongas tu nombre personal. Tu factura tiene que salir a nombre de “Tu Empresa LLC”.
¿Por qué? Porque tenés que cuidar el “Velo Corporativo”. Si facturás a tu nombre, estás mezclando las aguas. Si facturás como LLC, le estás diciendo al mundo (y a cualquier abogado aburrido) que quien opera es una entidad legal separada de vos.
Usá la dirección de tu oficina virtual o Agente Registrado en USA (Wyoming, New Mexico, etc.). Queda mucho más serio “Sheridan, WY” que poner la dirección de tu casa.
2. El cliente: “Bill To” (Quién paga)
Nombre de la empresa del cliente y su dirección física. Simple.
3. El número mágico: Invoice Number
Consejo de amigo: Nunca mandes la factura #0001. Grita “soy novato” o “sos mi primer cliente” a los cuatro vientos. Arrancá tu numeración en la #1001. Te hace ver como una empresa con rodaje.
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Los datos bancarios: Donde se juega el partido
Acá es donde el 90% de los errores ocurren y por lo que los pagos se demoran semanas.
Si tenés una LLC, tenés (o deberías tener) una cuenta bancaria en un neobanco como Relay o Mercury
En la factura, tenés que ser clarísimo con los datos de ESA cuenta, no la de tu banco local en Latinoamérica.
Tenés que incluir:
- Bank Name: (Ej: Mercury / Evolve Bank & Trust).
- Account Holder: El nombre de tu LLC (¡No el tuyo!).
- Account Number: El número de cuenta.
- Routing Number: ¡OJO ACÁ!
- Si el pago es dentro de EE.UU., pasales el ACH Routing Number.
- Si el pago viene de afuera (Europa, Asia), pasales el SWIFT/BIC.
- Si les pasás el número incorrecto, la plata rebota y quedás mal. Copiá y pegá tal cual te lo muestra la app de tu banco.
Herramientas: Soltá el Excel, por favor
Hacer facturas en Excel es peligroso. Se te rompe una fórmula, te queda el diseño corrido o se ve pixelado. Además, es una fiaca organizarlas.
En Luhod recomendamos herramientas que te hacen quedar bien:
- Online Invoices (La que usamos en Luhod): Es gratis, te permite diseñar facturas hermosas, enviarlas por mail y ver cuándo el cliente las abrió. Ideal si recién arrancás.
- Generadores de los bancos (La opción rápida): Como partners de Relay y Mercury, sabemos que sus plataformas están evolucionando. Muchos ya te dejan generar un “Payment Request” que es básicamente una factura digital integrada.
- Stripe (La opción pro): Si cobrás con tarjeta de crédito, usá el generador de facturas de Stripe. Es automático y le da al cliente un botón para pagarte ahí mismo. La conversión vuela.
El tema impuestos: ¿Agrego el IVA? (La pregunta del millón)
Esta nos la hacen siempre en las llamadas de asesoría. “Che, ¿tengo que discriminar el IVA, el VAT o el Sales Tax en la factura?”
Respuesta corta: Generalmente, NO.
Si vos estás prestando un servicio digital (programación, diseño, marketing) desde el exterior y no tenés presencia física (nexo) en el estado de tu cliente, tu factura suele ir “limpia”.
EE.UU. no tiene un IVA federal como nosotros. Tienen el Sales Tax que es estatal y complejo, pero rara vez aplica a servicios exportados por no residentes. Generalmente esto va a depender mucho del estado pero desde Luhod siempre vamos a recomendarte lo mejor para tu caso.
Consejo Luhod: Si ponés “VAT 21%” en una factura a un cliente de California, el departamento de contabilidad va a frenar el pago porque no van a entender qué es ese impuesto ni por qué se lo estás cobrando. Mantené tu factura simple: “Professional Services: $X,XXX”. Punto.
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El caso de Juancito y el PDF
Juancito, un desarrollador tremendo, consiguió su primer contrato con una startup de San Francisco. A fin de mes, les mandó su factura. ¿Qué mandó? Un PDF de la factura electrónica de su país de origen, todo en español, con el logo del ente recaudador local y conceptos como “Ingresos brutos” y “Consumidor final”.
Resultado: El CFO de la startup le respondió: “Hey, no podemos procesar esto. Necesitamos una invoice de una entidad comercial, en inglés, o vamos a tener que retenerte el 30% de impuestos (Withholding Tax) por las dudas”.
Ahí Juancito entendió a los golpes que la LLC no era solo un vehículo legal, sino su carta de persentación y su forma de ahorrar miles de dolares en impuestos. Al mes siguiente, mandó una invoice impecable desde su LLC en Wyoming y le pagaron en 24 horas.
Para no quedarnos en palabras, aquí te muestro una de nuestras facturas, por si te sirve de guía. Claramente, tapamos algunos datos que no queremos hacer públicos.
¿Y después de cobrar?
Una vez que la plata entra a tu cuenta de Relay o Mercury, respirá tranquilo. Esos dólares ya son tuyos, están en jurisdicción americana y lejos de la devaluación.
Desde ahí, vos tenés el control. Podés transferirte a tu país, usar tu tarjeta de debito o credito para pagar suscripciones, vuelos, hoteles, restaurantes, entre muchas otras cosas que puedan estar relacionadas a gastos empresariales, ahorrando cientos de dolares en impuestos, o dejarla ahí para invertir. Pero el primer paso, el de capturar el valor, ya lo ganaste.
¿Cómo puede ayudarte Luhod?
Si leíste hasta acá y te diste cuenta de que estás perdiendo plata o imagen por no tener tu estructura lista, es momento de moverte.
En Luhod somos tus socios.
- Te abrimos la LLC + EIN + Cuenta Bancaria garantizado por contrato.
- Lo hacemos en 7 a 15 días (dependiendo del estado).
- Te asesoramos con la posta, sin vueltas y con acompañamiento real.
No dejes que la burocracia te frene. Agendá una llamada GRATIS con Tomás o Lucio y profesionalizá tu negocio hoy mismo. Hazlo en el calendario de abajo.
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