Si estás leyendo esto es porque el garage te quedó chico. Ya no sos vos solo contra el mundo con una laptop; ahora necesitás manos, cerebro y tiempo de otros para seguir escalando.
Pero claro, apenas pensás en “contratar”, te aparece el cuco: ¿Si contrato gente me convierto en una empresa de EE. UU. para el IRS? ¿Tengo que pagar cargas sociales allá? ¿Me van a sacar la residencia fiscal de mi país?
En Luhod vemos este miedo todos los días. El emprendedor de LATAM tiene el trauma de las leyes laborales de su país (donde contratar a alguien es casi como adoptar un hijo con herencia incluida) y proyecta ese miedo a EE. UU.
Bajá un cambio, tomate un mate y lee esto. Te vamos a explicar cómo armar tu equipo global con la LLC como escudo y sin regalarle un dólar al fisco por pura ignorancia.
Por Tomás Hodgers, socio fundador de Luhod. Como experto en estructuras de negocios en EE.UU. para no residentes, ha guiado a cientos de emprendedores a través de los complejos desafíos fiscales para operar con éxito en el mercado estadounidense.
Empleados vs contractors: El concepto que define tu libertad
En Estados Unidos, la diferencia entre un Employee (W-2) y un Independent Contractor es un abismo.
- El Employee (W-2): Es alguien que trabaja bajo tu control directo, con horarios fijos y en suelo estadounidense. Si contratás a alguien así, preparate: tenés que pagar Social Security, Medicare y mil seguros más. Para una LLC de no residente, esto es el “Game Over”. ¿Por qué? Porque tener un empleado en EE. UU. te genera Presencia Física, y automáticamente tus ganancias dejan de ser exentas.
- El Independent Contractor: Este es tu mejor aliado. Es un profesional independiente que te presta un servicio (un diseñador en Argentina, un programador en Colombia, un asistente en España). Para la ley yanqui, él es un proveedor externo, como lo es Amazon o Zoom. Vos le pagás por un resultado, no por su tiempo “en blanco”. El 99% de los negocios digitales que la rompen operan así.
El Formulario W-8BEN: Tu escudo ante el IRS
Muchos creen que por ser una LLC de afuera pueden mandar plata por el mundo así nomás. Error de principiante. El IRS no te va a perseguir por pagarle a un pibe en Bogotá, pero si te auditan, tenés que justificar por qué esa plata salió de tu cuenta corporativa.
- ¿Qué es el W-8BEN? Es una declaración donde tu colaborador dice: “Yo no soy yanqui, no vivo allá y el laburo lo hice desde mi casa”.
- ¿Para qué sirve? Para que tu LLC no tenga la obligación de retenerle el 30% del pago. Es tu comprobante de que ese gasto es legítimo.
- ¿Dónde se manda? A ningún lado. Te lo quedás vos. Se archiva por si alguna vez el IRS golpea la puerta.
Consejo: No te quedes solo con el formulario. Un Service Agreement sólido, que aclare que no hay relación de dependencia, es lo que te salva la vida ante cualquier auditoría bancaria.
Más que un papel: El Service Agreement (y por qué es tu seguro de vida)
El formulario W-8BEN es solo la mitad del escudo. Si el IRS o un banco te piden explicaciones, el W-8BEN dice quién es el contractor, pero el Service Agreement explica por qué le estás mandando plata y bajo qué condiciones.
Para que el contrato no sea solo un adorno, en Luhod nos aseguramos de que incluya estas tres cláusulas críticas:
- Propiedad Intelectual (IP): Es el error más común. Si le pagás a un programador para que desarrolle tu App y no hay una cláusula de IP, legalmente el código podría seguir siendo de él. El contrato debe decir explícitamente que todo lo creado “por encargo” es propiedad exclusiva de tu LLC desde el primer segundo.
- Confidencialidad y No Competencia (NDA): Tu equipo tiene acceso a tu “receta secreta”: tus clientes, tus márgenes y tus procesos. Sin un contrato firmado, si un colaborador decide irse con tu competencia, estás desprotegido.
- Cláusula de independencia extrema: Para evitar que el IRS interprete que tenés un empleado encubierto (y te exija pagar cargas sociales), el contrato debe dejar claro que el contractor usa sus propios equipos, no tiene exclusividad y no recibe órdenes directas sobre cómo hacer su trabajo, sino sobre el resultado esperado.
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La prolijidad del fondeo: Chau transferencia manual
Hacer 10 transferencias manuales por mes desde tu homebanking no es lo más óptimo.
- Relay (nuestro partner oficial): Podés crear cuentas secundarias para pagos de equipo. Mantenés todo separado y tu contabilidad queda impecable.
- Plataformas de gestión (Deel, Ontop, Wise): Si ya tenés un equipo de más de 3 personas, estas herramientas son la gloria. Ellas recolectan los W-8BEN automáticamente y generan facturas legales que alguien como Lucio (nuestro socio contador) va a amar a fin de año.
- NUNCA pagues desde tu cuenta personal: Si la plata no sale de la cuenta de la LLC, para el IRS ese gasto no existe, y vas a terminar pagando impuestos sobre una ganancia que en realidad no tuviste por no ser prolijo.
El rol de la contabilidad anual: Cuando Lucio entra en escena
Toda la prolijidad que venimos hablando no es solo para que tu carpeta de Drive se vea linda. El momento de la verdad es la presentación anual de impuestos en Estados Unidos.
Aquí es donde nuestro socio contador, Lucio, necesita que el sistema sea un reloj suizo:
- Formularios 5472 y 1120: Si tu LLC es de un solo dueño (Single Member), tenés que reportar todas las “transacciones monetarias” con partes relacionadas. Si le pagaste a tu equipo y no tenés los W-8BEN archivados, esos pagos pueden ser cuestionados, y las multas por errores en el Formulario 5472 rondan los $25,000 USD. No es para asustarte, es para que seas prolijo.
- Deducibilidad real: Para que un gasto baje tu base imponible (y pagues menos impuestos si sos ETBUS, o simplemente para justificar tus movimientos), tiene que ser un “gasto ordinario y necesario”. Lucio necesita vincular cada salida de dinero de tu cuenta de Relay con una factura y un contrato. ESTO SOLO APLICA sí tienes ETBUS (Es decir, tenes empleados dentro de EE.UU, local físico, oficinas, etc).
- Paz mental ante auditorías: El IRS tiene hasta 3 años (y a veces más) para auditarte. Si en 2027 te preguntan por un pago que hiciste hoy, no podés estar buscando al diseñador por LinkedIn para pedirle que te firme un papel. La contabilidad proactiva significa tener el kit de contractor (W-8BEN + Contrato + Factura) listo antes de apretar el botón de enviar transferencia. De todas formas, es muy extraño que el IRS haga una auditoria a una LLC de extranjeros no residentes porque en general no tienen obligación de pagar impuestos sino que simplemente deben informar en su declaración.
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¿Qué pasa si quiero contratar a alguien en EE. UU.?
Te la digo cortita: Pensalo dos veces. En el momento en que alguien trabaja para vos desde EE. UU., tu LLC deja de ser “invisible”. Empezás a tener nexo físico y tus ganancias podrían empezar a tributar hasta el 37%.
Si realmente necesitás a alguien allá, hablá con nosotros primero para ver cómo estructurarlo sin que te peguen un hachazo.
¿Necesitas ayuda de Luhod?
Contratar gente no debería ser un estrés, debería ser motivo de festejo porque tu negocio está volando. Pero para escalar, necesitás las bases sólidas. En Luhod no solo te abrimos la LLC, te damos el manual de supervivencia para que no metas la pata con el IRS ni con los bancos.
Si querés dejar de ser el “todólogo” de tu empresa y empezar a liderar un equipo global con la tranquilidad de que tus papeles están impecables, estamos para ayudarte.
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Preguntas frecuentes
¿Tengo que emitir el formulario 1099-NEC a mis colaboradores extranjeros?
No. Ese formulario es solo para contractors dentro de EE. UU. Para la gente de afuera, el W-8BEN es el único documento que necesitás.
¿Puedo contratar a un familiar?
Sí, totalmente. Mientras sea un contractor real, emita su factura y tenga su W-8BEN firmado, para el IRS es un proveedor más. La familia y los negocios no se mezclan… excepto en los papeles.
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